Especialista Administrativo de Compras

Especialista en Compras Administrativas
Lugar de trabajo: Bogotá
Reporte a: Jefe de Compras
Idiomas: Español nativo; lectura y escritura fluidas en inglés (requisito indispensable)

Contexto del cargo
En la filial colombiana de iMile, el puesto se encarga de ejecutar los procesos administrativos locales y las compras de la compañía. Garantiza el cumplimiento normativo de la operación de oficina y de todas las adquisiciones. Además coordina con la casa matriz para mantener sincronizados los datos y la documentación administrativa y de compras.

Propósito del puesto
El Especialista en Compras Administrativas es responsable de ejecutar y estandarizar los procesos administrativos y de compras en Colombia. Debe velar por el cumplimiento de la normativa fiscal de facturación, administración general y normativas laborales locales. Gestiona todo el ciclo de compras de instalaciones, servicios y suministros de oficina, administra proveedores locales, controla costos y alinea información con la casa matriz.
No diseña políticas corporativas, su foco es la ejecución administrativa, cumplimiento de compras y atención de necesidades internas.

Responsabilidades principales
Gestión administrativa
- Gestión de instalaciones y espacios de oficina: coordinar contratos de alquiler de oficinas y áreas de bodega, renovaciones y terminaciones contractuales; velar por el mantenimiento de las instalaciones; gestionar gastos de administración como servicios de propiedad, servicios públicos y conectividad.
- Garantizar servicios generales: gestionar la contratación y seguimiento de suministros de oficina, agua, aseo, mantenimiento de zonas verdes, vigilancia y servicios de mensajería.
- Atención administrativa a colaboradores: gestión de carnets laborales, asignación de puestos, apoyo logístico para viajes corporativos y actividades internas.
- Control y registro de activos fijos, vehículos y demás bienes administrativos de la empresa.
- Soporte administrativo para colaboradores extranjeros: coordinación de alojamiento, gestión de seguros y apoyo en temas de vida cotidiana.

Gestión de compras
- Búsqueda y evaluación de proveedores de suministros de oficina, servicios generales, elementos de protección personal y equipos; realizar cotizaciones, comparativos de precio y negociaciones comerciales.
- Ejecución del ciclo completo de compras: definición de requerimientos, solicitud y comparación de cotizaciones, emisión de órdenes de compra, seguimiento de entrega, recepción de bienes y trámite para solicitudes de pago.
- Cumplimiento normativo de compras: archivar contratos, órdenes de compra y facturas; apoyar la validación documental y fiscal para garantizar la validez de los soportes de compra.
- Administración de la base de proveedores: elaboración de expedientes, evaluación de desempeño, conciliación de plazos de pago, seguimiento de renovaciones y control de calidad de entrega.
- Control de costos: análisis de registros de gastos de compras, generar insumos para acciones de optimización de costos.

Datos e informes
- Mantener registros actualizados: expedientes de proveedores, órdenes de compra, control de gastos y alertas de vencimiento de contratos.
- Elaborar informes periódicos de compras administrativas: seguimiento de gastos, evaluación de proveedores y control de vigencia contractual.

Coordinación interáreas
- Trabajar en conjunto con el área financiera para trámites de pago, reembolsos y validación de facturas.
- Apoyar al área de Recursos Humanos en servicios administrativos de colaboradores y soporte a personal extranjero.

Requisitos
- Título profesional en Administración de Empresas, Administración Pública, Gestión de Cadena de Suministro, Finanzas o carrera afín.
- Mínimo 2 años de experiencia laboral en cargos de administración o compras, con conocimiento práctico de procesos administrativos o ciclo completo de compras.
- Conocimiento del mercado de proveedores locales de Colombia y normativa fiscal y de facturación vigente.
- Habilidad demostrable para negociar con proveedores, realizar comparativos de precio y análisis de costos.
- Español nativo, lectura y escritura fluidas en inglés (requisito indispensable).
- Manejo avanzado de Excel y paquete Office; experiencia en módulos de compras de ERP u OA es un plus.
- Alta atención al detalle, cultura de archivo documental y conocimiento de requisitos fiscales sobre soportes de compra.
- Buenas habilidades comunicativas y alto nivel de ejecución.

Se valorará adicionalmente
- Experiencia en administración o compras en empresas multinacionales, de comercio electrónico transfronterizo o del sector logístico en Colombia.
- Experiencia en proyectos de alquiler, adecuación o traslado de instalaciones de oficina.
- Nivel conversacional de inglés.
- Experiencia de coordinación con entidades locales, administradores de propiedades y gestión de proveedores de servicios generales
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-Requerimientos- Educación mínima: Universitario
5 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Edad: entre 25 y 45 años
Conocimientos: Adherencia o cumplimiento de normas, Capacidad de análisis, Compras, Control de gastos, Enfoque a resultados, Español, Inglés, Microsoft excel
Disponibilidad de viajar: Si
Palabras clave: specialist, especialista, administrative, shopping, purchases, orders, adquisicion, compras