Asistente de Administración - Lima

NEXT GUARD SAFETY S.A.C. se encuentra en búsqueda de un/a Asistente de Administración para incorporarse a nuestro equipo. Buscamos una persona muy organizada, responsable, comunicativa y proactiva, capaz de mantener bajo control la documentación, información y seguimiento de las principales actividades administrativas de la empresa. Funciones Organizar y mantener actualizado el archivo documentario por cliente y pedido: cotizaciones, órdenes de compra, facturas, guías, correos, comprobantes, cargos y demás sustentos. Mantener ordenada y actualizada la documentación corporativa: formatos de cotización, brochure, brandbook, presentaciones, fichas, plantillas y documentos formales de la empresa. Elaborar y actualizar cuadros y tableros de seguimiento en Excel para pedidos, facturación, cobranzas, pagos, cuentas por pagar y otros pendientes. Mantener y actualizar matrices de costos y precios por producto y proveedor. Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las matrices de precios establecidas. Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores, manteniendo actualizada la base de proveedores y costos. Emitir facturas, boletas, notas y demás comprobantes, así como elaborar guías de remisión cuando corresponda. Registrar y ordenar ingresos y egresos, verificando que cuenten con los comprobantes y sustentos necesarios para su posterior envío a Contabilidad. Realizar seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Coordinar administrativamente con proveedores, clientes y el área logística. Atender consultas y requerimientos de clientes, dando seguimiento a cambios, garantías, observaciones o reclamos. Elaborar presentaciones en PowerPoint, propuestas comerciales, brochures y material corporativo. Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar presentaciones, documentos, análisis y productividad. Llevar un control permanente de pendientes, responsables, fechas límite y estado de cada gestión. Brindar soporte administrativo a Gerencia y realizar otras funciones relacionadas con el puesto. Requisitos Egresado/a o bachiller de Administración, Negocios, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines. Experiencia previa en funciones administrativas. Manejo de Excel a nivel intermedio-avanzado. Buen manejo de PowerPoint y herramientas digitales. Manejo de herramientas de Inteligencia Artificial. Buena redacción y capacidad de comunicación. Deseable conocimiento de facturación electrónica, guías de remisión y documentación administrativa/contable. Facilidad para tratar con clientes y proveedores. Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades. Perfil que buscamos Buscamos principalmente una persona que tenga muchísimo orden y capacidad de seguimiento. Alguien que no necesite que se le recuerde constantemente qué está pendiente, sino que pueda mantener la información organizada, anticiparse a vencimientos y hacer seguimiento hasta cerrar cada tarea. Debe ser una persona proactiva, responsable y resolutiva, con capacidad para identificar pendientes, buscar soluciones y mantener una comunicación constante con las áreas involucradas. Competencias: organización · responsabilidad · comunicación · proactividad · seguimiento · criterio · atención al detalle · capacidad resolutiva · orientación a resultados. Disponibilidad Inmediata · Tiempo completo Lugar de trabajo San Borja Lima.

-Requerimientos- Educación mínima: Universitario
años de experiencia
Conocimientos: Microsoft excel, Organización
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, intendencia, administration, quartermaster, administracion