Asistente de Gestión Administrativa

Funciones principales

• Brindar soporte directo a Gerencia en la organización, seguimiento y control de actividades y pendientes.
• Realizar seguimiento a cotizaciones, servicios, órdenes de trabajo y documentación pendiente.
• Coordinar con las áreas Comercial, Operaciones y Administración para verificar el cumplimiento de tareas y fechas.
• Elaborar y actualizar cuadros de seguimiento, reportes e indicadores en Excel y/o herramientas de gestión.
• Apoyar en la preparación y revisión de cotizaciones, cartas, correos, informes y documentación administrativa.
• Realizar seguimiento a facturas emitidas, cobranzas y documentación relacionada con los servicios.
• Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores y apoyar en el seguimiento de compras y requerimientos.
• Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la empresa.
• Verificar que la información de los servicios se encuentre correctamente registrada en los sistemas internos.
• Elaborar reportes periódicos para Gerencia sobre actividades pendientes, documentos por vencer, cotizaciones, servicios y otros asuntos relevantes.
• Coordinar reuniones, compromisos y actividades solicitadas por Gerencia.
• Apoyar en trámites y preparación de documentación ante clientes y diferentes entidades, según corresponda.
• Identificar oportunamente retrasos o pendientes y realizar seguimiento hasta su cierre.

Requisitos

• Egresado(a) o bachiller de Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Administración Industrial o carreras afines.
• Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos, de coordinación, asistencia de gerencia o similares.
• Manejo de Microsoft Excel a nivel intermedio.
• Manejo de Microsoft Office y/o Google Workspace.
• Facilidad para aprender y utilizar sistemas de gestión, plataformas web y aplicaciones empresariales.
• Buena redacción y capacidad para elaborar documentos y correos profesionales.
• Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades simultáneamente.

-Requerimientos- Educación mínima: Universitario
1 año de experiencia
Conocimientos: Cotizaciones, Documentación, Gerencia, Organización, Soporte
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide