Asistente administrativo de Operaciones y Eventos

Casona Flores del Campo es la casona más antigua de Arequipa, construida en el siglo XVI y ubicada en el Portal de Flores, en plena Plaza de Armas.

Desde hace 26 años funciona como un centro comercial turístico donde la cultura, la tradición y el comercio se integran. Alberga restaurantes, tiendas de artesanías, espacios comerciales y salones de eventos.

También contamos con un salón premium para bodas, eventos corporativos, conferencias, recepciones y celebraciones especiales. Estamos en proceso de restauración y expansión, respetando el valor histórico y arquitectónico de la casona.

Objetivo del puesto

Brindar apoyo a la Administración y Dirección en la organización administrativa, las operaciones diarias, los trabajos de mantenimiento y restauración, y la logística de eventos.

La persona apoyará en la actualización de información, organización de documentos y seguimiento de proveedores, personal operativo, materiales, inventarios, trabajos de restauración, montajes y preparación de espacios, siempre bajo supervisión.

Perfil del candidato
Formación técnica o universitaria, concluida o en curso, en Administración, Contabilidad, Hotelería, Turismo, Gestión de Eventos, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Experiencia mínima de 1 a 2 años en puestos administrativos, operativos o de asistencia.
Se valorará experiencia en eventos, hoteles, restaurantes, centros comerciales, mantenimiento, obras o restauración.
Manejo intermedio de Excel y Google Sheets.
Capacidad de organización, comunicación y seguimiento.
Facilidad para coordinar con proveedores, locatarios, contratistas, personal operativo y equipo comercial.
Perfil proactivo, responsable, puntual y orientado al cumplimiento.
Buena redacción y orden de archivos físicos y digitales.
Disponibilidad presencial y flexibilidad ocasional por eventos o necesidades operativas.
Funciones principales
1. Apoyo administrativo y financiero
Registrar y organizar facturas, boletas, comprobantes, pagos y cobranzas.
Mantener actualizado el archivo físico y digital.
Actualizar cuadros de ingresos, egresos, caja chica y pagos pendientes.
Preparar información para los reportes administrativos semanales.
Solicitar comprobantes y hacer seguimiento a documentos pendientes.
Organizar la información requerida por la contadora externa.
Apoyar en presupuestos, cotizaciones y comparativos de proveedores.
Registrar compras y gastos de operaciones, restauración y eventos.
Alertar sobre pagos por vencer, cobranzas o información faltante.

2. Operaciones, mantenimiento y restauración
Registrar requerimientos de mantenimiento de patios, salones, baños, almacenes y áreas comunes.
Apoyar en el seguimiento administrativo y logístico de trabajos de restauración, conservación y acondicionamiento.
Coordinar, bajo supervisión, el ingreso de proveedores, técnicos, contratistas y personal operativo.
Solicitar cotizaciones y comparar materiales, servicios y proveedores.
Hacer seguimiento a cronogramas, avances, entregas, materiales y pagos autorizados.
Documentar mediante fotografías y reportes sencillos el avance de los trabajos.
Verificar la recepción y cantidad de materiales e insumos.
Organizar cotizaciones, órdenes, comprobantes y garantías de los trabajos.
Reportar el estado de limpieza, orden y conservación de las áreas intervenidas.
Apoyar en el control de herramientas, mobiliario, equipos y materiales.
Actualizar el tablero de pendientes, responsables, fechas y prioridades.
Informar retrasos, desperfectos o incidencias a la Administración.
Seguir las indicaciones de los profesionales responsables de cada intervención.

3. Coordinación de eventos
Apoyar al equipo comercial y a la Administración en eventos sociales y corporativos.
Preparar y actualizar el checklist de cada evento.
Registrar requerimientos, horarios, proveedores y necesidades logísticas.
Verificar previamente espacios, mobiliario, equipos, inventarios y materiales.
Coordinar el ingreso y salida de proveedores según las indicaciones recibidas.
Hacer seguimiento a montajes, desmontajes y entrega de espacios.
Verificar que los requerimientos hayan sido atendidos antes del evento.
Brindar apoyo logístico durante los eventos cuando sea requerido.
Registrar incidencias y comunicarlas a la Administración.
Apoyar en el control documentario y cierre de caja cuando corresponda.

4. Comunicación y atención
Recibir y canalizar solicitudes de locatarios, proveedores y visitas.
Apoyar en la comunicación entre Dirección, Administración, contabilidad, equipo comercial y personal operativo.
Redactar comunicaciones, solicitudes, recordatorios y cronogramas.
Actualizar registros de proveedores y bases de datos.
Hacer seguimiento a los encargos e informar sus avances.
Mantener un registro de acuerdos y fechas de cumplimiento.
Brindar una atención profesional y cordial.
Proponer mejoras sencillas para agilizar los procesos.

Competencias clave
Orden, atención al detalle y seguimiento.
Responsabilidad, puntualidad e iniciativa.
Comunicación clara y trabajo en equipo.
Sentido de urgencia y orientación al cumplimiento.
Criterio para identificar y reportar problemas.
Capacidad para desenvolverse bajo presión.

Horario y condiciones
Lunes a viernes: 9:30 a. m. a 1:30 p. m.
Sábados: 9:30 a. m. a 1:30 p. m.
Trabajo presencial en la Casona Flores del Campo.
Flexibilidad ocasional para eventos, montajes, entregas, restauración, mantenimiento urgente o cierres de caja.
Horas adicionales compensadas con descanso o pago extra.

Buscamos una persona organizada, responsable y con iniciativa, interesada en desarrollarse en administración, operaciones, eventos y restauración de un inmueble histórico.-Requerimientos- Educación mínima: Universitario
2 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Edad: entre 20 y 40 años
Conocimientos: Base de datos, Microsoft excel, Organización