Recepcionista/temporal 3 meses/ Excel/facturación/ gestión documental/ODC

Adecco es la empresa de Recursos Humanos más grande del mundo. Somos líderes en gestión humana. Diariamente ayudamos a más de 700,000 personas a encontrar trabajo a través de nuestra amplia red. ¿Cuál es tu reto? Brindar atención presencial y telefónica como primer punto de contacto en la oficina de Lima, orientando oportunamente a colaboradores, visitantes, clientes y proveedores y proyectando una imagen profesional y de servicio Verificar el registro de visitantes mediante el flujo establecido, coordinar su ingreso, comunicar su llegada al anfitrión y controlar la entrega y devolución de las tarjetas de visita. Atender y canalizar llamadas, consultas y comunicaciones recibidas en Recepción hacia las personas o áreas correspondientes. Verificar las reservas de salas efectuadas por los usuarios y atender consultas, visitas o contingencias relacionadas con su utilización. Realizar al inicio y cierre de la jornada la verificación operativa de las áreas asignadas a Recepción, incluyendo, cuando corresponda, el encendido y apagado de luces y equipos de aire acondicionado no automatizados, y reportar cualquier anomalía al Área de Administración. Recibir, registrar, distribuir y archivar la documentación y correspondencia física dirigida a la compañía, manteniendo la trazabilidad correspondiente. Coordinar servicios de mensajería menor para el envío o recojo de documentación y paquetería liviana vinculada con la operación administrativa, previa autorización del Área de Administración Revisar y atender operativamente los buzones compartidos que le sean asignados, especialmente los vinculados con Recepción y Facturación, derivando oportunamente los casos que requieran decisión o validación. Por encargo del Área de Administración, investigar alternativas, contactar proveedores, solicitar cotizaciones y consolidar información sobre bienes o servicios vinculados con Recepción, la operación de las oficinas o con potencial beneficio transversal para la compañía. Elaborar, registrar y emitir órdenes de compra únicamente cuando reciba el requerimiento completo, sustentado y previamente aprobado, conforme al procedimiento de compras y a la matriz de autoridad vigente. Revisar la integridad operativa de la documentación de facturación, efectuar el registro correspondiente y remitir las facturas mediante Tangro o el canal establecido, sin sustituir la conformidad del área usuaria ni la revisión contable Atender consultas, coordinaciones operativas y contingencias relacionadas con viajes, hospedajes, movilidad u otros servicios, dentro del flujo automatizado y del alcance definido por el Área de Administración. Consolidar y brindar seguimiento operativo a los requerimientos de mantenimiento reportados mediante el Formulario de Incidencias en Oficinas HMP Lima (HMP-F-ADM-016); contactar al proveedor, coordinar la programación e ingreso, registrar evidencias e informar el estado de atención. Apoyar en la supervisión operativa de los proveedores de mantenimiento, verificando el cumplimiento del horario programado, registrando avances o evidencias y confirmando que la actividad haya sido ejecutada, sin sustituir el acompañamiento físico asignado ni emitir conformidad técnica especializada. Identificar y comunicar necesidades de insumos administrativos, de oficina o kitchenette; apoyar en la consolidación del requerimiento y coordinar la recepción de las compras previamente aprobadas. Apoyar en la coordinación operativa de reuniones y actividades internas respecto de salas, visitantes, protocolo de recepción y requerimientos propios de su función, manteniéndose la responsabilidad integral en el área organizadora Elaborar, imprimir, fotocopiar, escanear o completar documentación operativa utilizando los formatos previamente aprobados y conforme a las instrucciones del Área de Administración Utilizar las herramientas, formularios y flujos digitales implementados por el Área de Administración, proporcionando la información operativa necesaria para su funcionamiento y mejora. Mantener la confidencialidad y adecuada custodia de la información, documentación, comunicaciones y datos personales a los que tenga acceso. Ejecutar otras actividades formalmente asignadas por su supervisor directo, siempre que sean compatibles con la naturaleza, nivel de responsabilidad y alcance del puesto de Recepcionista ¿Qué buscamos de ti? Estudios técnicos culminados en Secretariado, Administración, Asistencia de Gerencia, Hotelería, Comunicaciones o carreras afines Deseable manejo del idioma inglés a nivel básico o intermedio para la atención inicial de visitantes y llamadas Conocimientos básicos de gestión documental, facturación y órdenes de compra, sin requerirse especialización contable. Experiencia mínima aproximada de dos años en recepción corporativa, atención al cliente interno y externo o soporte administrativo operativo Office.-intermedio.

-Requerimientos- Educación mínima: Universitario
2 años de experiencia