Asistente Administrativo y de Control

Asistente Administrativo y de Control Empresa en crecimiento se encuentra en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo y de Control, responsable de mantener actualizada y organizada la información administrativa de la empresa, realizando seguimiento diario de gastos, facturas, proveedores, pagos e incidencias de personal. Buscamos una persona muy ordenada, responsable, proactiva y orientada al seguimiento, capaz de mantener los controles administrativos actualizados diariamente y anticiparse a pendientes, vencimientos o documentación faltante. FUNCIONES PRINCIPALES Control administrativo y de gastos Registrar y mantener actualizados diariamente los gastos y compras realizados por la empresa. Clasificar los gastos por categorías: movilidad, limpieza, útiles de oficina, mantenimiento, servicios, compras extraordinarias, entre otros. Llevar el control de los presupuestos y límites de gasto establecidos para cada categoría. Realizar seguimiento del gasto acumulado versus el presupuesto disponible. Alertar oportunamente cuando una categoría se encuentre próxima a alcanzar o superar el presupuesto asignado. Elaborar reportes periódicos de gastos y controles administrativos. Facturas y proveedores Registrar, organizar y archivar facturas, boletas, recibos por honorarios y demás comprobantes. Verificar que los comprobantes correspondan correctamente a las compras y servicios realizados. Realizar seguimiento a proveedores para obtener facturas o comprobantes pendientes. Solicitar correcciones o modificaciones cuando un comprobante haya sido emitido incorrectamente. Mantener organizada y actualizada la documentación de proveedores. Llevar el control de cuentas y pagos pendientes a proveedores. Mantener actualizado un calendario de vencimientos y fechas de pago. Realizar seguimiento de pagos recurrentes como luz, agua, internet, telefonía, alquileres, servicios y otros proveedores. Informar anticipadamente sobre próximos vencimientos y obligaciones de pago. Apoyo y control de incidencias para planillas Mantener actualizado diariamente el control de asistencia del personal. Registrar tardanzas, faltas, permisos y otras incidencias. Registrar y controlar adelantos de sueldo. Registrar descuentos y otros conceptos que posteriormente deberán considerarse en la elaboración de planillas. Revisar la información registrada en los sistemas internos y detectar posibles diferencias o inconsistencias. Preparar y entregar información administrativa organizada para el procesamiento de planillas. El puesto brinda soporte y control de información para planillas, pero no es responsable de la elaboración ni cierre de la planilla. Organización y seguimiento administrativo Mantener actualizadas las bases de datos y archivos administrativos. Llevar seguimiento de tareas y pendientes administrativos. Apoyar en la organización y seguimiento de reuniones y compromisos. Recordar oportunamente reuniones, pagos, vencimientos y pendientes importantes. Solicitar información o documentación pendiente a las diferentes áreas de la empresa. Brindar soporte administrativo a Gerencia y Administración. Realizar otras funciones administrativas relacionadas con el puesto. REQUISITOS Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines. Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos, contables o similares. Experiencia en registro y control de gastos, facturas y proveedores. Experiencia o conocimientos en control de asistencia e incidencias de personal. Manejo de Excel a nivel intermedio. Capacidad para trabajar con bases de datos y grandes cantidades de información. Deseable experiencia elaborando reportes administrativos y controles de presupuesto. COMPETENCIAS QUE BUSCAMOS Buscamos especialmente una persona: Extremadamente ordenada y detallista. Responsable con el cumplimiento de fechas. Con capacidad de seguimiento constante. Proactiva y con iniciativa. Capaz de detectar errores e inconsistencias. Con buena capacidad de organización y priorización. Que no espere a que le recuerden constantemente sus pendientes. Con criterio para alertar oportunamente sobre problemas, vencimientos o desviaciones de presupuesto. CONDICIONES DEL PUESTO Modalidad: 100% presencial. Horario de lunes a viernes: 8:30 a. m. a 5:00 p. m. Horario de sábado: 8:30 a. m. a 12:30 p. m. Días de trabajo: lunes a sábado. Descanso: domingos.
· OBJETIVO DEL PUESTO Garantizar que la información administrativa de la empresa se encuentre actualizada, organizada y controlada diariamente, permitiendo conocer en cualquier momento cuánto se ha gastado, cuánto presupuesto queda disponible, qué facturas están pendientes, qué pagos están próximos a vencer y qué incidencias de personal deben ser consideradas para planillas.-Requerimientos- Educación mínima: Técnico
años de experiencia
Edad: A partir de 18 años
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative